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martes, 14 de julio de 2015

Legalización de libros de contabilidad y seguridad



La Instrucción de 1 de julio de 2015 de la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas trata de dar estabilidad al nuevo régimen diseñado para la legalización de libros de empresarios que se presentan por vía telemática, subsanando los problemas suscitados por la regulación precedente de hace escasos meses, que es objeto de una profunda modificación. Para explicar esta introducción hay que echar la vista atrás.


En primer lugar hasta la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. El capítulo IV de su Título I se dedicaba a impulsar la actividad emprendedora, que en la interpretación de nuestro legislador pasa, entre otras medidas, por el reconocimiento de los trámites empresariales por vía telemática. En relación con la legalización de los libros, el artículo 18 14/2013 disponía:

“Artículo 18. Legalización de libros.

1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.

En desarrollo de esa disposición, atendiendo a los objetivos de economía y seguridad que debían acompañar ese trámite de legalización se dictó la Instrucción de 12 de febrero de 2015, que mereció severas críticas por la inseguridad que comportaba en materia tan sensible como la de la contabilidad y su esencial naturaleza secreta (art. 32.1 del Código de Comercio).

Posteriormente, el Auto del Tribunal Superior de Justicia (Sala de lo Contencioso-Sección 6ª) de Madrid, de 27 de abril de 2015 suspendió la citada Instrucción, que había sido recurrida por distintos motivos, entre los que destacaban los efectos que su aplicación pudieran tener para el tratamiento reservado de la información empresarial contenida en los libros objeto de legalización.

Aclarando su principal motivación, que es la búsqueda de un sistema que permita el avance que implica la legalización telemática con pleno respeto del secreto contable, puede leerse en el preámbulo de la reciente Instrucción:

Ni la Ley 14/2013, de 27 de septiembre ni la Instrucción de 12 de febrero de 2015 han pretendido alterar el régimen existente hasta su entrada en vigor sino facilitar y simplificar la obligación de presentación a legalización de los libros de los empresarios en un entorno de mayor seguridad jurídica. De aquí́ que no sea posible hoy, como no lo era anteriormente, la conservación en el Registro de un ejemplar o copia de los ficheros presentados a legalización ni la publicidad del contenido de unos libros que no se depositan en ningún caso en la oficina registral. Consecuentemente, el régimen competencial no se ha visto alterado por la entrada en vigor del nuevo sistema de presentación a legalización por lo que hoy, como antes, corresponde al empresario individual o al órgano de administración del empresario persona jurídica la responsabilidad de certificar su contenido a los efectos legalmente previstos, regulándose en esta Instrucción únicamente el caso en el que, adicionalmente, se solicite el contraste del Registro Mercantil en relación con la efectiva legalización de los libros.

El necesario equilibrio entre los requerimientos del nuevo sistema instaurado por la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, y el innegable derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial hacen necesaria una regulación complementaria que, por un lado, prevea los mecanismos técnicos precisos y que por otro lado, unifique la práctica de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales”.

Las principales disposiciones a ese respecto se encuentran dentro de la norma primera. Los libros remitidos telemáticamente para su legalización se ordenan que sean objeto de borrado inmediato una vez que el Registrador haya expedido la certificación de legalización. Si la presentación fue calificada como defectuosa y no se ha subsanado, el borrado procederá cuando caduque el asiento de presentación. En cuanto a la publicidad ésta se limitará a reflejar la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado la legalización.

En la norma segunda se hace al Registrador mercantil responsable de la adopción de una serie de medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar la seguridad y el secreto de los ficheros presentados por vía telemática.

Por último, se contempla la posibilidad de que, por razones de mayor confidencialidad y seguridad de los archivos, se pueda encriptar los ficheros de todos o algunos de los libros sometidos a legalización.

La Instrucción de 1 de julio deja sin efecto distintas normas de la precedente Instrucción de 12 de febrero de 2015.

Madrid, 14 de julio de 2015