La Instrucción
de 1 de julio de 2015 de la Dirección General de los Registros y del
Notariado sobre mecanismos de
seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios
presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones
relacionadas trata de dar estabilidad al nuevo régimen diseñado para la
legalización de libros de empresarios que se presentan por vía telemática,
subsanando los problemas suscitados por la regulación precedente de hace
escasos meses, que es objeto de una profunda modificación. Para explicar esta
introducción hay que echar la vista atrás.
En primer lugar hasta la Ley 14/2013, de 27 de
septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización. El capítulo
IV de su Título I se dedicaba a impulsar la actividad emprendedora, que en la
interpretación de nuestro legislador pasa, entre otras medidas, por el
reconocimiento de los trámites empresariales por vía telemática. En relación
con la legalización de los libros, el artículo 18 14/2013 disponía:
“Artículo
18. Legalización de libros.
1. Todos los
libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las
disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y
demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones
nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de
su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro
meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
2. Los
empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o
grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando
interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención
por el Registrador.
3. El
Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la
regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y
certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el
correspondiente código de validación”.
En desarrollo de esa disposición, atendiendo a los
objetivos de economía y seguridad que debían acompañar ese trámite de
legalización se dictó la Instrucción de 12 de febrero de 2015, que mereció
severas críticas por la inseguridad que comportaba en materia tan sensible como
la de la contabilidad y su esencial naturaleza secreta (art. 32.1 del Código de
Comercio).
Posteriormente, el Auto del Tribunal Superior de
Justicia (Sala de lo Contencioso-Sección 6ª) de Madrid, de 27 de abril de 2015
suspendió la citada Instrucción, que había sido recurrida por distintos
motivos, entre los que destacaban los efectos que su aplicación pudieran tener
para el tratamiento reservado de la información empresarial contenida en los
libros objeto de legalización.
Aclarando su principal motivación, que es la
búsqueda de un sistema que permita el avance que implica la legalización telemática
con pleno respeto del secreto contable, puede leerse en el preámbulo de la
reciente Instrucción:
“Ni la Ley
14/2013, de 27 de septiembre ni la Instrucción de 12 de febrero de 2015 han
pretendido alterar el régimen existente hasta su entrada en vigor sino
facilitar y simplificar la obligación de presentación a legalización de los
libros de los empresarios en un entorno de mayor seguridad jurídica. De aquí́
que no sea posible hoy, como no lo era anteriormente, la conservación en el
Registro de un ejemplar o copia de los ficheros presentados a legalización ni
la publicidad del contenido de unos libros que no se depositan en ningún caso
en la oficina registral. Consecuentemente, el régimen competencial no se ha
visto alterado por la entrada en vigor del nuevo sistema de presentación a legalización
por lo que hoy, como antes, corresponde al empresario individual o al órgano de
administración del empresario persona jurídica la responsabilidad de certificar
su contenido a los efectos legalmente previstos, regulándose en esta Instrucción
únicamente el caso en el que, adicionalmente, se solicite el contraste del
Registro Mercantil en relación con la efectiva legalización de los libros.
El necesario
equilibrio entre los requerimientos del nuevo sistema instaurado por la Ley
14/2013, de 27 de septiembre, y el innegable derecho de los sujetos obligados a
mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial
hacen necesaria una regulación complementaria que, por un lado, prevea los mecanismos
técnicos precisos y que por otro lado, unifique la práctica de forma que sean
los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad
que escogen en el cumplimento de sus obligaciones legales”.
Las
principales disposiciones a ese respecto se encuentran dentro de la norma
primera. Los libros remitidos telemáticamente para su legalización se ordenan
que sean objeto de borrado inmediato una vez que el Registrador haya expedido
la certificación de legalización. Si la presentación fue calificada como
defectuosa y no se ha subsanado, el borrado procederá cuando caduque el asiento
de presentación. En cuanto a la publicidad ésta se limitará a reflejar la
circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado la legalización.
En
la norma segunda se hace al Registrador mercantil responsable de la adopción de
una serie de medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar la
seguridad y el secreto de los ficheros presentados por vía telemática.
Por
último, se contempla la posibilidad de que, por razones de mayor
confidencialidad y seguridad de los archivos, se pueda encriptar los ficheros
de todos o algunos de los libros sometidos a legalización.
La
Instrucción de 1 de julio deja sin efecto distintas normas de la precedente
Instrucción de 12 de febrero de 2015.
Madrid,
14 de julio de 2015
